Artikel WijBusinessNieuws,
Alhoewel het voor de meesten niet het spannendste werk is, kan geen onderneming eraan ontsnappen: contractbeheer. Of het nu gaat om een contractuele verplichting met een klant, of een arbeidsovereenkomst met je nieuwe werknemer, het papierwerk moet gedaan worden. Contractbeheer is een expertise waar aandacht aan besteed moet worden. Doe je dit niet als ondernemer, dan is de kans groot dat je een keer op het punt komt, “had ik maar…”. Daarom hebben wij onze neus in de papieren gestopt en de drie grootste valkuilen in contractbeheer in kaart gebracht.
Onvolledige, ontbrekende of onduidelijke contracten
Het is voor ondernemers van enorm belang om een solide basis voor contracten vast te stellen. Volgens het Journal of Contract Management blijkt dat 71% van bedrijven minstens 10% van hun contracten niet meer terug kunnen vinden. Een problematische ontwikkeling dus. Maar wat kan jij als ondernemer doen om dit te voorkomen? Je kunt eraan denken om gebruik te maken van speciale software voor het beheren van contracten, maar wat nog belangrijker is, is het vaststellen van een systeem. Wil je de contracten centraal beheren, of per afdeling? Wie doet de controle op nalevering? En welke afdeling wordt verantwoordelijk gesteld voor het beheren van contracten binnen het bedrijf? Wie tekent ze? Dit zijn allemaal afwegingen die gemaakt moeten worden aan de hand van het type onderneming.
Gebrek aan inzicht in contractbeheer
Omdat veel ondernemingen geen goede basis voor contracten hebben vastgesteld, is er in talloze gevallen een gebrek aan inzicht van het contractbeheer. Contracten kunnen niet ingezien worden, en dit zorgt voor moeilijkheden. Juridische afdelingen vragen zich bijvoorbeeld vaak af hoe ze andere afdelingen de nodige contactgegevens kunnen geven, zonder gevoelige informatie bloot te stellen. Dit leidt tot vertraagde werkzaamheden binnen het bedrijf wat uiteindelijk kan leiden tot een vermindering van de productiviteit.
De realiteit is: zonder inzicht, is er geen contractbeheer. Het is dus essentieel voor je onderneming om inzicht te hebben in alle contracten. Zonder die zichtbaarheid, kan je als bedrijf geen naleving van voorwaarden en regelgeving garanderen.
Verwachtingen
Als bedrijven zich niet kunnen houden aan de voorwaarden en regelgeving omtrent contracten, kan dit leiden tot een hoop niet-vervulde verwachtingen en teleurstelling. Dat jij je contractbeheer op orde hebt, wilt niet zeggen dat de andere partij dit ook heeft. Houd er dus altijd rekening mee dat dit soort dingen kunnen gebeuren, en manage je verwachtingen. Het is belangrijk om proactief te handelen, stel bijvoorbeeld van tevoren een SLA (Service Level Agreement) op, en wacht ook niet met het opstellen van een boeteclausule als puntje bij paaltje komt. In plaats van het creëren van onrealistische verwachtingen om naar toe te leven, kun je beter concrete doelen stellen om naartoe te werken.
Er zijn dus nogal wat fouten die je kunt maken op het gebied van contractbeheer, maar een goede basis voorkomt de meeste problemen. Begin met het uitwerken van de contractbeheerstructuur binnen je bedrijf, en oriënteer naar de contractbeheersoftware die past bij jouw type onderneming. Zorg dat contracten ingezien kunnen worden waar nodig is, en manage je verwachtingen. Investeer vervolgens in certificering van je contractbeheer. Contractbeheerders in dienst kunnen bijvoorbeeld de Persoonscertificering Contractmanager behalen die in het leven is geblazen door de NBCM in samenwerking met Kiwa.
